Dirigeants d’associations, bénévoles, quelle attitude avoir concernant les frais que vous avez engagés dans le cadre de votre engagement associatif ?

2011 a été proclamée par nos instances européennes comme étant l’année du bénévolat et du volontariat. C’est une excellente occasion pour vous, dirigeants – bénévoles impliqués à des degrés divers dans la vie associative de faire le point sur votre statut. Volontairement, nous nous consacrerons uniquement à la problématique que chacun d’entre vous rencontre en ce qui concerne la gestion des frais qu’il a engagé dans le cadre de son engagement associatif.

Ce début d’année constitue une « fenêtre » d’autant plus propice à cette réflexion, que les associations confectionnent leurs comptes annuels, et vous vous apprêtez à établir votre déclarations d’impôt sur le revenu.

ACTE 1 : FAIRE ETAT DE SES FRAIS

Tout d’abord on ne peut qu’inciter tous les dirigeants oeuvrant de manière bénévole dans le secteur associatif (membres de conseil d’administration, de bureaux, de commissions consultatives, de comités divers…..) , ainsi que tous les bénévoles engagés sur les actions de terrain à faire régulièrement état des frais qu’ils ont engagés pour le compte de l’association.

Le bénévolat se caractérise par la participation à l’animation et au fonctionnement de l’association sans contrepartie ni aucune rémunération sous quelque forme que se soit, en espèces ou en nature. Les pouvoirs publics, sont unanimes pour reconnaître qu’agir de manière bénévole, ne veux pas dire payer sur ses deniers personnels, mais tout simplement ne retirer aucun avantage financier ou matériel, direct ou indirect. Nuance de taille !

Il est donc logique que le dirigeant bénévole répercute à l’association tous les frais qu’il a engagés. Il convient de rappeler, que ces frais doivent être engagés strictement pour les besoins de l’association, conformément à son objet social et dans le cadre d’un budget préalablement adopté. Ces frais bien entendus, doivent être appuyés de pièces justificatives. Les dirigeants ayant plusieurs « casquettes » devront être attentifs pour avoir une parfaite cohérence dans la ventilation de leurs frais entre les différentes structures associatives ou non.

Au passage, il convient de préciser qu’il est admis sous réserve de pouvoir justifier de la réalité des déplacements et leur utilité, que les frais kilométriques soient remboursés sur la base du barème de l’administration fiscale (de nombreuses associations utilisent un barème plus faible…..limitée par exemple à la puissance fiscale d’une 3CV ). Enfin, dernière précision, et pas des moindres, les frais doivent être proportionnés au regard de l’activité : toute demande de remboursement qui pourrait présenter un caractère disproportionné ou somptuaire pourrait être considérée comme un revenu et à ce titre soumis aux différents impôts et prélèvements sociaux. Il faut donc faire preuve de discernement et tout simplement de bon sens !

Faire état de frais qu’on a engagés pour les besoins de l’association, résulte d’une démarche responsable, tant à titre personnel que familial ; indépendamment de toute considération fiscale, elle permet de chiffrer sur l’année le coût des dépenses qu’on a accepté d’engager pour le compte de l’association. C’est également à n’en pas douter un moyen supplémentaire de preuve (si besoin était) permettant de corroborer son engagement associatif (fréquence de participation aux réunions, missions exceptionnelles…) Enfin, cette attitude participe à une meilleure lisibilité de l’action des dirigeants bénévoles, tant vis-à-vis de ses pairs, que des auditeurs externes ou encore de toutes tutelles. Bien entendu, s’agissant de remboursements de frais justifiés, ils ne sauraient en aucune façon être considérés comme un élément de salaire ou une quelconque rémunération.

Du côté de l’association, la comptabilisation des notes de frais dûment approuvées par les personnes habilitées, dans les comptes de charge par nature, permet d’obtenir une image plus fidèle des comptes annuels, en prenant en compte de manière exhaustive, toutes les charges qui ont été réellement engagées par les dirigeants et les bénévoles, information qui n’est pas dénuée d’intérêt notamment vis-à-vis des organismes financeurs ou les tutelles.

ACTE 2 : FAIRE UN CHOIX – SE FAIRE REMBOURSER OU OBTENIR UNE REDUCTION D’IMPÔT

Une fois que les notes de frais appuyées des justificatifs ont été régulièrement approuvées et comptabilisées, le dirigeant-bénévole devient ipso facto créancier de l’association.

S’offre alors à lui le choix, soit de demander le remboursement de ses frais, soit de renoncer à ce remboursement au profit de l’association. S’il renonce, en application de l’article 200 du CGI il bénéficiera d’une réduction d’impôt, sous réserve que l’association soit d’intérêt général et ne soit pas fiscalisée.

Dans ce cas, l’association constatera la charge comptable dans ses comptes et l’extinction de la dette dans le compte 754 « Dons » conformément au règlement en vigueur du comité de la réglementation comptable. On ne peut que conseiller d’ouvrir en tant que de besoin un sous compte « dons ; renonciation à remboursement ».

Mais attention, dans ce cas le barème des frais kilométriques est spécifique et forfaitaire indépendamment de la puissance fiscale du véhicule. (Automobile 0.299€ par km – 2 roues 0.116€ par km).

Dans un souci d’efficacité, cette renonciation expresse peut prendre la forme d’une mention portée dès l’origine sur la note de frais ainsi rédigée « je soussigné…. certifie renoncer définitivement au remboursement des frais ci-dessus et les laisser à l’association en tant que don.

L’association peut alors remettre au bénévole un justificatif fiscal de don pour l’année selon le modèle cerfa n°11580*03.

Dès lors que le bénévole et l’association ont respecté la procédure, l’abandon du remboursement de frais est assimilé à un don, et peut engendrer pour le bénévole une possibilité de réduction de son imposition dans les conditions suivantes pour 2010 : une déduction fiscale de 66% du don dans la limite de 20% de son revenu imposable. La déduction est portée à 75% pour les associations venant en aides aux personnes défavorisées.

Lorsque le montant des dons excède la limite de 20 % du revenu imposable, l’excédent est reporté sur les 5 années suivantes et ouvre droit à la réduction d’impôt dans les mêmes conditions. En cas de nouveaux versements au titre des années suivantes, les excédents reportés ouvrent droit à la réduction d’impôt avant les versements de l’année. Les excédents les plus anciens sont retenus en priorité.

ACTE 3 : NE PAS HESITER A SOLLICITER VOTRE EXPERT COMPTABLE AINSI QUE VOS AUDITEURS :

La problématique des remboursements de frais ne doit pas être appréhendée de manière isolée par chacun des dirigeants, mais faire l’objet d’une démarche structurée et consensuelle :

  • Décision de principe du conseil d’administration.
  • Rappel des barèmes applicables
  • Feuille de frais avec une présentation standard
  • Périodicité définie
  • Note de procédure interne à destination des dirigeants et bénévoles.

N’hésitez pas à solliciter vos conseils ou vos auditeurs en cas de doute. C’est un sujet technique notamment pour les structures partiellement fiscalisée. A n’en pas douter c’est également un sujet sensible, récurrent, susceptible d’avoir une incidence significative sur les comptes annuels, et qui touche les acteurs de la gouvernance. C’est aussi, il faut bien l’avouer un sujet trop souvent passé au second plan, peut être encore par pudeur.

Enfin, il convient de garder à l’esprit que toute personne ou association qui délivrerait irrégulièrement des reçus permettant à un contribuable d’obtenir une déduction fiscale est passible d’une amende fiscale égale à 25% des sommes mentionnées à tort sur les reçus.

Thierry ROUQUETTE Gérard LEJEUNE Groupe de travail secteur non marchand FRANCE DEFI

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Les Notes:

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